Etsitkö vapaaehtoistoimintaa, jossa pääset vaikuttamaan Keski-Suomen IT-alaan? Tule mukaan TIVIA Keski-Suomen hallitukseen! Kiinnostaako tietää, mitä hallitustyö olisi käytännössä? Lue alta yleiskuvaus hallituksen toiminnasta. Roolikohtaiset kertomukset löydät yleisesittelyn alta.
Ensimmäisenä tärkein: toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, joten jokainen toimii voimavarojensa puitteissa työn, perheen ja muiden velvoitteiden sallimissa rajoissa.
Hallituksen kokoonpano
Yhdistyksen hallituksessa on sääntöjen mukaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri sekä rahastonhoitaja. Hallituksen minimikoko on viisi henkilöä, jolloin näiden roolien lisäksi tarvitaan ainakin yksi henkilö lisää. Tälle henkilölle voidaan määritellä vastuurooli, mutta se ei ole pakollista. Hallituksen enimmäiskoko on kymmenen henkilöä, joten vastuurooleja voi olla monenlaisia edellä mainittujen lisäksi. Hallituksen toimikausi on kalenterivuoden. Yhdistyksen sääntömääräinen syyskokous valitsee hallituksen.
Hallituksen kokoukset
Hallituksen kokouksia pidetään yleensä kuukausittain, mutta myös tarpeen mukaan esimerkiksi sääntömääräisten kevät- ja syyskokousten dokumenttien valmistelua varten. Ajoittain on tarpeen kokoontua pienemmällä porukalla käsittelemään jotain tiettyä, kuten tilinpäätöstä, ennen asian esittämistä koko hallitukselle. Hallituksen kokoukset ovat kestoltaan luokkaa tunnin. Esityslistat ovat etukäteen nähtävillä, jotta asiat voidaan käsitellä sukkelasti, mutta silti yhteiseen keskusteluun perustuen. Kokoukset pidetään yleensä etänä. Vahvasti suunnittelupainotteiset kokoukset on ollut tapana pitää kasvotusten ruuan äärellä. Hallitus viestii keskenään kokousten ulkopuolella omassa Whatsapp-ryhmässä ja tarvittaessa sähköpostilla. Näissä kanavissa käsiteltävät asiat liittyvät useimmiten tulevan tapahtuman järjestelyihin.
Työkalut
Yhdistyksellä on käytössä kattojärjestön eli TIVIAn tarjoama järjestelmä tapahtumahallintaan, jäsenrekisteriin ja sähköpostiviestintään. Tämän lisäksi yhdistyksellä on käytössä Canvan pro-versio, jolla pääsee taiteilemaan tapahtumamarkkinointia sekä nettisivut WordPressillä. Vuosien aikana on kertynyt pohjia, joita voi hyödyntää, mutta tuoreet ideat otetaan mielellään vastaan. Yhdistyksellä on somekanavista käytössä Facebook, LinkedIn, X (entinen Twitter) sekä Instagram. Somevastaavan taidoille on tarve, jotta kanavat pysyvät elinvoimaisina!
Yhteisöllisyys
Yhdistys on jo yli 50-vuotias, joten toiminnalla on pitkät perinteet. Tapahtumaideoita sekä kontakteja alueen yrityksiin ja muihin toimijoihin on kertynyt siinä määrin, että niitä löytää helposti aiempien hallitusten pöytäkirjoista ja muistioista. Uudet ideat toivotetaan silti tervetulleiksi! Tarjoamme jäsenillemme yhteisön, johon kuuluu porukkaa eri koulutustaustoista ja eri yrityksistä. Keskustelumahdollisuus eri toimijoiden välillä on ollut kiitelty asia, jota tärkeää jatkaa. Tärkeintä toiminnassa on tämän yhteisön energian ylläpito.
Heräsikö kysyttävää? Laita viestiä hallitus(a)ketky.fi ja kysy rohkeasti lisää!
Puheenjohtajan roolista
Puheenjohtajana olen päässyt mukaan monenlaiseen tekemiseen, joita en osannut ennalta-aavistaa. Olin toiminut aiemmin hallituksessa muussa roolissa ja eräässä syyskokouksessa minut valittiin puheenjohtajaksi. Minulle on tärkeää, että saan olla mukana tekemässä Keski-Suomen ICT-alaa näkyväksi. Tällä tarkoitan sitä, että yritysvierailut saavat havahtumaan osaamisesta ja toisaalta jäsenistön keskinäinen tapaaminen vahvistaa mielikuvaa ICT-alan osaajien määrästä, joka meillä alueella on. Normaalin tapahtumatuotannon lisäksi olen päässyt harjoittelemaan puheiden pitämistä isolle yleisölle, kun yhdistykseltä on pyydetty puheenvuoroja tapahtumiin. Jäsenhankinta kuuluu jokaisen yhdistyksen toimintaan, joten tietynlaista myyntityötäkin on tullut tehtyä esimerkiksi uramessuilla.
Suurin oppi: Titteleistä huolimatta ollaan kaikki ihmisiä
Vinkkivitonen seuraajalle: Soita sähköpostin sijaan. Tällöin väärinymmärryksen vaara pienenee.
Ajankäyttö: Arviolta viitisen tuntia kuussa, mutta vaihtelee paljon sidosryhmäyhteistyön tarpeiden mukaan. Olen pyrkinyt osallistumaan kaikkiin yhdistyksen tapahtumiin ja varaan aikaa jutella jäsenistön kanssa ennen ja jälkeen virallisen osuuden.
Rahastonhoitajan roolista
Rahastonhoitajana yhdistyksen talousasiat ovat tulleet tutuksi. Toistuviin tehtäviin kuuluvat laskujen maksut sekä tilitapahtumien ja hyväksyttävien kulukorvausten esittely hallituksen kokouksissa. Syys- ja kevätkokouksissa olen päässyt pitämään lyhyitä puheenvuoroja budjetin ja tilinpäätöksen esittelyn yhteydessä – nämä ovat hyviä tilaisuuksia tuoda esille yhdistyksen toimintaa ja suuntaviivoja konkreettisella tavalla. Aloitin toimenkuvassa vähäisellä kokemuksella mutta tekemällä oppii, perehdytysmateriaalia on saatavilla ja muut hallituksen jäsenet ovat tukena esim. budjetin valmistelussa. Keskeinen parannus viime vuosina on ollut tilinpäätöksen muuttaminen takavuosien mapeista digitaaliseen muotoon.
Suurin oppi: Kahdenkertaisen kirjanpidon kauneus.
Vinkki seuraajalle: Tilinpäätöksen kokoaminen on aloitettava ajoissa.
Ajankäytöstä: Useimpina kuukausina riittää noin 1h/kk (=hallituksen kokoukset ja näihin liittyvä talousseuranta). Kiireisempää aikaa on alkukevät (tilinpäätöksen kokoaminen, käsittely hallituksessa, tilintarkastajan lausunto ja lopulta kevätkokous). Hallitus toimii yhteistyössä, joten taloustehtävien ohella olen ollut mukana yhdistyksen web-sivujen päivityksessä, rekrymessuilla esittelemässä ja auttanut joidenkin tapahtumien järjestämisessä.
